Образец акта об уничтожении документов делопроизводство
В акте не описывается любое дело лично, а указывается единое число дел этого вида (названия) и последние сроки окончания дел в делопроизводстве: изменение исковых требований гпк рф образец. Так или иначе пребывание профессионалов вашей фирмы непременно при погрузке документов и при лично упражнению устранения, так как потребуется соблюдение конфиденциальности. Мед карты амбулаторных пациентах сберегаются 5 лет (опосля заключительного посещения), стационарных нездоровых 25 лет. К нему возможно приложить вырезанные номера испорченных бумаг (к примеру, трудовых книг и вкладышей к ним), собственно в последующем докажет их устранение образец акт на списание архивных документов . Пожалуйста, подскажите заметку ассортимента и сроки сохранения для последующих дела: Здрасти! В списке стандартных управленческих документов таковых дел нет. В целом облике данное перечень видов документов, предлагаемых к устранению, с указанием их числа (см. Командировочное удостоверение форма Т-10 Для целей оптимизации учета и контролирования направлений работников компаний в разного семейства деловые путешествия и командировки введена специализированная форма командировочное удостоверение. Указ о уходе с работы сотрудника оформляет остановка или приостановление трудовых взаимоотношений меж работником и нанимателем .
Данное соединено с тем, собственно видов документов большое количество, а Список стандартных документов не имеет возможности охватить их все. Вот тут-то и возникает миссия верного и, собственно важно, достойного Порядок списания документов состоит в следующем: проведение экспертизы значения документов формирование акта о выделении к устранению документов, не подлежащих сбережению неотъемлемое заявление этого акта в Государственном архиве г.
Киева Ввиду неимения необходимого численности времени и нужного навыка архивная обработка документов собственными мощами видится в высшей степени затруднительной. На основной массе фирм к делам неизменного сохранения как правило относятся указы управляющего по собственному составу, внешние счета либо, при их неимении, расчетно-платежные ведомости, а еще ведомости о персонифицированном учете служащих. Здрасти! Ясно и уже, собственно эта обстановка сформировалась по вопросу тем, собственно не на всех работников заводятся индивидуальные дела.
Ниже дается эталон акта, который станет возможно скачать в формате doc.
Держава осталась в отсутствии Ассортимента стандартных управленческих архивных документов В последствии проведения экспертизы значения документов экспертная комиссия сможет решиться о полном или же частичном ликвидировании архивных дел. Вам идет пользоваться ведомственным ассортиментом, или примерной номенклатурой дел для организаций подходящей секторы экономики. А раз организация не классифицируется источником комплектования муниципального или же городского архива, то беречь их она обязана без помощи других. Предпочтительно кроме того выяснить единое численность настоящих папок и единое число дел, которое вы покажете в итоговой записи к акту.
Используется для дизайна текстуры, штатного состава и штатной количеству организации согласно с ее Уставом (Положением). Данное считается констатацией прецедента о зачислении работника в эту компанию.
Хотя полагаюсь, собственно данное кратковременная заминка, выход из коей станет обнаружен в обозримое будущее Росархивом и Министерством культуры. Ежели размер дел, изъятых для ликвидирования, не немаленький, им предоставляется возможность быть сожжены, о нежели в акте делается отметка
Акт об уничтожении документов
Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.
Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений.
Образец акта об уничтожении документов
Запрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации). Проверки легко выявляют данный факт. Уничтожение документации. срок хранения которой еще не истек, не допустимо. Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена. Ответственные лица за сохранность информации несут административную и уголовную ответственность. Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе.
Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение.
Многие организации пользуются однотипными видами бланков: кассовыми, банковскими и прочими. Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков. Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций. Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.
Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.
Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними.
Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы. К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес. Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным.
Скачать образец акта об уничтожении документов (Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 8 085)
Скачать бланк акта о выделении на уничтожение документов (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 4 089)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Списание документов
Компания производит списание документов. включая списание бухгалтерских документов. Будем полезны, если сроки хранения документов бухгалтерского учета истекли. Все работы учитывают порядок списания документов. в соответствии с действующим законодательством Украины. Оформляем акт на списание бухгалтерских документов ( акт списания архивных документов ). Находимся в городе
Киев.
«…сложное дело,- ответил старик (архивариус Варфоломей Коробейников – ред.), подумав. Трудно, но можно. »
И.Ильф и Е.Петров «Двенадцать стульев».
Предоставляем следующие услуги:
В своей деятельности строго руководствуемся нормативними документами, регламентирующими деятельность в сфере архивного дела:
2). Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. (Наказ Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»).
3). Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. (Наказ Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5 ).
Списание бухгалтерских документов
Любое предприятие рано или поздно сталкивается с проблемой, когда хранение бухгалтерских документов из-за их большого объема и отсутствия необходимых площадей становится обременительным. Возникает необходимость уничтожения документации . Вот тут-то и встает задача правильного и, что немаловажно, – законного списания документов .
Порядок списания документов состоит в следующем:
Ввиду отсутствия достаточного количества времени и необходимого опыта архивная обработка документов своими силами представляется крайне затруднительной. Выходом было бы воспользоваться услугами архивариуса (услугами архивиста ), который определит сроки хранения документов бухгалтерского учета и составит акт на списание документов . В результате проведенной работы предприятие получит возможность фактически уничтожить документацию путем сжигания либо, при необходимости, сдать документы на пункты вторичной переработки сырья (обеспечиваем организацию и вывоз).
Порядок списания документов
Порядок списания документов предприятия, сроки хранения которых истекли, в обязательном порядке включает в себя проведение экспертизы ценности информации, содержащейся в документах.
С целью организации проведения экспертизы ценности документов во всех учреждениях создаются ЭК (экспертные комиссии), которые действуют в соответствии с «Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации» (Приказ Государственного комитета архивов Украины от 17 декабря 2007 года № 183 «Об утверждении Типового положения об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации»).
В соответствии с п. 4.4.1. «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Госкомитета архивов Украины от 16.03.01 № 16 в состав экспертной комиссии, которая утверждается руководителем предприятия, включаются руководители службы делопроизводства и архивного подразделения предприятия, специалисты соответствующего архивного учреждения.
По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет акты на списание документов . а также описи дел постоянного и длительного хранения для передачи в архив.
На большинстве предприятий к делам постоянного хранения в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета или, при их отсутствии, расчетно-платежные ведомости, а также ведомости о персонифицированном учете сотрудников. Для подготовки и сдачи дел в архив они подлежат соответствующему оформлению. Наши архивисты отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел по личному составу с обязательной заверкой их в Государственном архиве.
Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов и осуществляет их отбор для уничтожения, о чем составляется соответствующий акт. В акт на списание документов включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 года.
Наши архивисты проведут ценностную экспертизу бухгалтерских документов Вашего предприятия с постраничным их просмотром, составят акт о выделении дел на уничтожение и заверят его в Государственном архиве г. Киева. Только после этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт.
Акт на списание бухгалтерских документов
Экспертная комиссия предприятия проводит экспертизу ценности документов, сроки хранения которых истекли, и осуществляет их отбор для внесения в соответствующий акт. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.
Основным нормативным документом при составлении акта на выделение дел к уничтожению является «Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. N 578/5.
В акте на выделение дел к уничтожению (списание) указываются номера статей, на основании которых определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы.
Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а также опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них незначительно – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находиться в организации, а это может обернуться серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивист, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.
Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. Причем, чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более.
Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.
Акт на списание документов утверждается руководителем предприятия. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации.
В заключении акта уничтожения документации должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.
Наши архивисты проведут ценностную экспертизу документов Вашего предприятия (в т.ч. и в первую очередь документов бухгалтерского учета ) с постраничным их просмотром, отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел по личному составу, составят акт о выделении дел для уничтожения и заверят его в Государственном архиве г. Киева. После этого предприятие имеет законное право уничтожить дела, включенные в акт списания архивных документов .
Отобранные к уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Если объем дел, изъятых для уничтожения, не большой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.
Формы бланков для уничтожения документов
Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего образца отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению с указанием их количества, сроков хранения и статей из перечня.«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года и зарегистрированного в министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 года.
*** К отбору документов на уничтожение стоит подходить крайне ответственно и доверять эту важную задачу следует исключительно профессионалам ***
Формы и бланки кадровых и бухгалтерских документов
Автобиография – это документ, составляемый непосредственно самим человеком и описывающий основные этапы его биографии.
Заявление на отпуск: Заявление на отпуск – это официальный документ, который является основанием для инициирования дела о предоставлении сотруднику очередного полного (либо частичного) или внеочередного отпуска.- Ежегодный оплачиваемый отпуск - скачать форму бланка
- Отпуск за свой счет - скачать форму бланка
- Декретный отпуск - скачать форму бланка
- Отпуск по уходу за ребенком - скачать форму бланка
Анкета при приеме на работу является важным документом, который позволяет получить первичную информацию о новом сотруднике предприятия или учреждения. Далее на основании этого документа формируется личное дело.
Номенклатура дел организации – это важный перечень документации, который находится в делопроизводстве той или иной организации или учреждения. Помимо перечисления документации в установленном порядке в номенклатуре дел указываются также утвержденные сроки ее хранения.
Приказ об увольнении работника оформляет прекращение либо приостановление трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Существует несколько типов подобного рода прекращений трудовых отношений.
Приказ о подотчетных лицах – это важный документ, определяющий список лиц, которым передаются полномочия получать под отчет денежные средства из кассы предприятия. Кроме того, в документе обязательно должны быть указаны сроки, на которые выдаются данные средства, а также их целевое назначение и размер выдаваемых сумм.
Правила внутреннего трудового распорядка - это важный документ, который определяет взаимоотношения между работниками и работодателем на предприятиях или учреждениях, а также режим и условия работы. К подобным взаимоотношениям относятся, в частности, система возможных поощрений либо взысканий, распорядок работы и многое другое.
Для целей оптимизации учета и контроля направлений сотрудников предприятий в различного рода деловые поездки и командировки введена специальная форма – командировочное удостоверение.
Очередность предоставления сотрудникам организации или учреждения оплачиваемого отпуска определяется нормативным документом, именуемым график отпусков. При составлении данного документа должны учитываться интересы всех сторон трудового договора.
Авансовый отчет – это такой документ, который является подтверждением потраченных сумм, которые были взяты из кассы на различные нужды. Заполняется бланк авансового отчета, как правило, сначала подотчетным лицом, а потом уже и работником бухгалтерии. Также к нему прилагаются оправдательные документы. Для его оформления используется унифицированная форма АО-1. Личная карточка работника - форма Т-2 - скачать форму бланка
Личная карточка работника заводится на предприятии/фирме, чтобы вести учет личного состава. Картотеки с такими карточками размещаются по двум принципам – либо по алфавиту, либо по имеющимся отделам и управлениям.
В современной практике при трудоустройстве соискатель подписывает с работодателем трудовой договор, который является основой для составления приказа о приеме на работу сотрудника. Это является констатацией факта о зачислении сотрудника в данную организацию.
При поступлении на работу в организацию или учреждение соискатель обычно заполняет заявление о приеме на работу. Этот документ, направляемый затем руководителю учреждения, в настоящее время не имеет общей утвержденной формы, однако в организациях должен иметься установленный образец заявления о приеме на работу. Лицевой счет. Форма Т-54 - скачать форму бланка
Лицевой счет по формe N Т-54 применяется для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Код формы по ОКУД 0301012.Заполняется работником бухгалтерии.Применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Штатное расписание . (Унифицированная форма № Т-3 ) - скачать форму бланка
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Заявление об увольнении по собственному желанию - скачать форму бланка Приказ о наложении дисциплинарного взыскания - скачать форму бланка Приказ о поощрении работника - скачать форму бланка Обложка личного дела - скачать форму бланка Образец графика отпусков - скачать форму бланка Справка с места работы - скачать форму бланка Форма командировочного удостоверения - скачать форму бланка
Характеристики
Характеристика студента с места практики Характеристика на студента проходившего практику является официальным документом, который подтверждает действительное выполнение тем или иным студентом необходимых практических действий в рамках определенного предприятия.- С места практики - скачать форму бланка С преддипломной практики - скачать форму бланка
Производственная характеристика на работника – это важный официальный документ, который выдается сотруднику по требованию тех или иных сторонних организаций в различных целях. Существует несколько разновидностей данного документа, обусловленных различностью ситуаций, при которых он востребуется.
Среди различных видов школьных документов одним из важнейших является индивидуальная характеристика на ученика (либо на группу учащихся) общеобразовательного учреждения, которая призвана выполнять несколько функций.
Характеристика с места работы – это важный документ, в котором формулируются, оцениваются и анализируются деловые и личностные качества сотрудника организации. При этом выделяются как внутренние, так и внешние характеристики
Бланки заявлений для получения архивных справок.
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма об актах гражданского состояния по документам
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма по документам
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о переименовании организаций, улиц, населенных пунктов
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о ТРУДОВОМ СТАЖЕ
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма по документам
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о НАГРАЖДЕНИИ МЕДАЛЯМИ
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной копии учетной карточки члена КПСС
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма по документам по жилищным вопросам
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о ТРУДОВОМ СТАЖЕ
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о нахождении на учете в Управлении труда и занятости населения
Списание документов
Руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, а в случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов. Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов. О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
Популярное по теме
Списание бухгалтерских документов
Руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, а в случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 ноября 2013 г. № А75-9946/2011 ). Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов . О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала Учет в бюджетных учреждениях .
Сроки списания документов
Согласно части 1 и 2 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ О бухгалтерском учете (далее - Закон № 402-ФЗ), документы бухгалтерского учета подразделяются на:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Сроки списания документов следующие:
Порядок списания документов
До списания бухгалтерских документов необходимо обеспечить их правильное хранение. Закон № 402-ФЗ не содержит каких-либо норм, касающихся периодичности подшивки бухгалтерских документов. А вот в Инструкции № 157н имеется требование о подшивке первичных (сводных) учетных документов. Согласно пункту 11 Инструкции № 157н, такие документы, сформированные на бумаге, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года). На обложке указывается:
Порядок хранения первичных документов. учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов прописан в Положении, утвержденном Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (далее - Положение № 105). В соответствии с пунктом 6.1 Положения № 105 перечисленные документы в обязательном порядке передаются в архив. До этого они хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. За них отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения № 105).
В последнее время все чаще практикуется внеофисное хранение документов. В таком случае они передаются в профессиональное хранилище, обеспечивающее компактность и безопасность их хранения. Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей учреждения, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности, а также отраслевой специфики учреждения.
Отметим, что при смене руководителя учреждения обеспечивается передача документов бухгалтерского учета. При этом порядок передачи таких документов учреждение определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. Об этом сказано в статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 руб.
Утрата документов
Закон № 402-ФЗ обязывает учреждение обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. В первую очередь ответственность за организацию хранения документов казенного учреждения, включая первичные учетные документы, несет его руководитель. За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности отвечает также главный бухгалтер учреждения.
Утрата документов может произойти по причине стихийных бедствий (например, наводнения), чрезвычайных ситуаций (например, пожара) или чьих-то неправомерных действий (например, хищения). В последнем случае факт утраты документов вследствие неправомерных действий подтверждают правоохранительные органы.
В случае утраты первичных учетных документов руководитель учреждения в соответствии с пунктом 6.8 Положения № 105 назначает приказом комиссию по расследованию причин их утраты. Для участия в работе комиссии при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, который утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны причины утраты или гибели подлинников документов учреждения и их перечень. Как правило, такой акт прилагается к передаваемому на хранение восстановленному документу. В номенклатуре дел ставится отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа. Если уничтожение (гибель) документов произошло в филиале, то копия акта направляется в головное учреждение.
Уничтожение документов
Процедура списания бухгалтерских документов начинается с создания в учреждении экспертной комиссии (п. 1.1 Положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. далее - Положение № 2). Состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Такая комиссия отбирает документы для постоянного и временного хранения и принимает решение об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.
В соответствии с пунктом 1.4 Положения № 2 экспертную комиссию возглавляет один из заместителей руководителя учреждения, а ее секретарем обычно становится лицо, ответственное за архив учреждения. Как правило, в состав экспертной комиссии входят специалисты разных структурных подразделений учреждения, способные определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех, сроки хранения которых истекли. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций (п. 1.4 Положения № 2).
Документы, отобранные для уничтожения, включаются в соответствующий акт, утверждаемый руководителем учреждения. Учреждение может уничтожить документы самостоятельно (сжечь или шредеровать). Факт уничтожения документов фиксируется экспертной комиссией, затем составляется акт об утилизации документов. Также можно воспользоваться услугами специализированной организации, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности. В этом случае передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной.
Источники:
, , , ,
Следующие:
27 декабря 2024 года