Как заполнять трудовую книжку: основные правила и распространенные ошибки
Сегодня оформление трудовых книжек регламентируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но эти нормативные акты содержат довольно много противоречий, поэтому при возникновении спорных ситуаций нужно применять документ, имеющий наибольшую юридическую силу – Трудовой кодекс. Итак, в помощь кадровикам небольшая инструкция по заполнению трудовых книжек.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Начнем с того, что документ ведется на каждого работника организации, который проработал более пяти дней и для которого эта работа является основной. К таким сотрудникам относятся также сезонные и временные работники, а также внештатные, если они подлежат социальному страхованию. Трудовые книжки совместителей ведутся по их основному месту работы, а при утрате по вине работодателя выдается дубликат.
Все записи должны делаться полностью (без сокращений), иметь свой порядковый номер в разделе, а все даты должны быть записаны только арабскими цифрами. При этом число пишется двумя цифрами (например, 03, 24 или 15), месяц – двумя цифрами (например, 01, 10 или 11), а год – четырьмя цифрами (например, 2014).
При приеме сотрудника на работу проверяется подлинность его трудовой книжки по сравнительным характеристикам и соответствие данных на первой странице паспортным (они должны полностью совпадать). Кроме того, на титульном листе должна быть печать первой организации, в которой работал сотрудник. Без печати книжка считается недействительной. Если выявляются нарушения или отсутствие трудовой книжки, работодатель заводит новую. А если последняя запись о работе нового сотрудника не закрыта (то есть отсутствует запись об увольнении с прежнего места работы), то запись о приеме делать нельзя, так как юридического подтверждения увольнения с прежнего места работы нет.
В трудовую не вносятся записи о наложенных на сотрудника взысканиях, за исключением увольнения. А вот записи об установлении непрерывного стажа или невключении в непрерывный стаж определенных временных промежутков вносятся в установленном порядке.
Разделы трудовой книжки
Предусмотрено всего три раздела:
Первый раздел находится на титульном листе и содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании и профессии (специальности). Все эти данные указываются полностью, без сокращений, инициалов, на основании паспорта и документов об образовании. После заполнения титульного листа сотрудник проверяет правильность и ставит свою подпись. Титульный лист также подписывает работник отдела кадров, который отвечает за ведение трудовых книжек. Внизу листа ставится гербовая печать организации. Второй раздел заполняется сведениями о работе, где производятся записи о приеме, переводе и увольнении с указанием сроков, должностей и наименований организаций. Каждая запись подтверждается номером приказа и штампом или печатью организации. В разделе о награждениях фиксируются все награждения и поощрения сотрудника с указанием даты, достижений и награды, а также документа на основании которого произведена запись.
Если какой-то из разделов заканчивается, сотрудник отдела кадров оформляет специальный вкладыш в трудовую книжку.
Пошаговая инструкция заполнения
При приеме сотрудника на работу, представитель отдела кадров должен проверить наличие у него трудовой книжки и правильность ее заполнения. Если же такого документа нет, то его необходимо завести. Как правильно заполнить трудовую книжку подскажет Инструкция, утвержденная Постановлением Правительства РФ №69, а если вкратце, то нужно действовать следующим образом:
Шаг 1. Проверка или заполнение титульного листа
На титульной странице должна быть следующая информация:
Шаг 2. Занесение записи
После проверки или заполнения титульного листа, можно приступать к занесению информации о приеме на работу. Это делается в течение первых пяти рабочих дней сотрудника. Сначала (до самого текста) необходимо либо поставить штамп организации, в котором указаны все ее данные, либо написать их от руки. Потом можно переходить к заполнению граф:
Шаг 3. Награждения
В раздел «Сведения о награждениях» вносятся только записи о почетных званиях, государственных наградах, награждении почетными грамотами, нагрудными значками или дипломами, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации, уставом организации или коллективным договором. При этом запись производится, как и при заполнении раздела «Сведения о работе». То есть:
Стоит отметить, что денежные премии и ценные подарки в раздел о награждениях не вносятся.
Заполнение вкладыша
Если заполнены все страницы одного из разделов, то в книжку вшивается вкладыш, который ведется и заполняется по тем же правилам. Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгого учета и при выдаче его сотруднику в книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» с указанием его номера (запись от руки делать нельзя, а штамп обычно ставят на титульном листе, но можно это делать и на развороте обложки).
Сам вкладыш без трудовой книжки считается недействительным, а вшивать его принято между последней страницей и обложкой (хотя по поводу места вшивания точных указаний в нормативных актах нет). Нумерация страниц во вкладыше продолжает нумерацию страниц. А на титульный лист вкладыша обязательно ставится печать организации.
Записи о совместительстве
Трудовая книжка по закону заполняется в той организации, где человек работает в качестве основного сотрудника. Записи о работе по совместительству делать не обязательно. Но по желанию работника их можно внести. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? Делать это должен сотрудник отдела кадров того предприятия, где работник является основным, а записи производятся на основании документов, которые работник предоставляет с места работы по совместительству. Если сотрудник работает по совместительству на том же предприятии, то запись делается на основании внутренних документов. Порядок внесения записи следующий:
Если работник увольняется с работы по совместительству, то запись об увольнении производится в том же порядке, на основании документа с места работы по совместительству.
Исправления записей на титульном листе
Иногда возникает необходимость внести исправления в информацию на титульном листе. Например, если после замужества женщина изменила фамилию или наоборот, после развода вернула себе девичью. Что говорит по этому поводу Инструкция по ведению трудовых книжек? Ответ прост: прежние данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и записываются новые, при этом все изменения нужно делать на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о рождении, об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения). Ссылка на соответствующий документ, который сотрудник предоставляет в отдел кадров, делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется печатью организации и подписью руководителя или ответственного лица.
Но бывают случаи, когда личные данные сотрудника на титульной станице указаны с ошибкой (вместо «Наталия» написано «Наталья» или сделана ошибка в дате рождения или фамилии) и это выясняется только тогда, когда работник устраивается на новую работу и сотрудник отдела кадров, проверяя документы, находит несоответствие. В этом случае по Инструкции нужно обратиться к прежнему работодателю, который должен обеспечить исправление ошибок или выявленных неточностей.
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки
При проверке часто выявляются ошибки, которые допускают работники отдела кадров при их заполнении. Среди самых популярных:
Исправления записей
Согласно Инструкции зачеркивание неточных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Как же сделать исправление записи в трудовой книжке? Неправильную запись следует признать недействительной и внести правильную.
Если нарушена нумерация записей, то исправить ее можно только признав всю запись под соответствующим номером недействительной, а потом поставить номер, под которым запись должна быть изначально, а в графу №3 написать: «Запись за номером (указать номер) недействительна». После этого нужно вновь повторить запись уже под другим номером.
Уничтожение испорченных бланков
Устаревшие, а также испорченные бланки трудовых книжек или вкладышей подлежат уничтожению. Делать это нужно по правилам работы с бланками строгого учета, создав специальную комиссию, которая подтвердит процедуру уничтожения, составив соответствующий акт. В акте указывается причина уничтожения бланков, а также их серийные номера. Под актом расписываются все члены комиссии, а утверждает акт руководитель организации.
Особые случаи
Часто работники отдела кадров сталкиваются с вопросом: как отразить информацию о том, что какой-то срок не включается в непрерывный трудовой стаж. Это бывает если гражданину назначены, например, исправительные работы. В этом случае в трудовую книжку делается соответствующая запись:
К особым случаям можно отнести и необходимость внести запись о присвоении работнику нового разряда, категории, класса, а также установления второй профессии. Соответствующие записи вносятся в в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке. Образец заполнения трудовой книжки с подобными формулировками можно найти чуть ниже.
Если в период работы сотрудника в организации производится смена ее наименования, запись об этом также вносится в трудовую книжку. Это очень важный момент, поскольку после изменения наименования на предприятии поменяется печать и в случае увольнения сотрудника под записью будет поставлена уже новая печать с новым наименованием. А если не будет записи о переименовании, пенсионный фонд не засчитает в стаж время работы на данном предприятии. То же самое касается и переименования должности, на которой работает сотрудник. Если были изменения в штатном расписании, они также должны быть отражены.
Образцы записей в трудовую книжку
Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу в ИП. Где найти?
29 марта, 14 аноним,
Ещё несколько лет назад ИП были не вправе заполнять трудовые книжки работающих у них сотрудников. Федеральный закон №90-ФЗ от 30.06.06 внес серьезные изменения в ТК РФ, согласно закона теперь ИП обязаны заполнять трудовые книжки на любого сотрудника, который работает у него более 5 дней.
Конечно, записи практически не отличаются от тех, что делают в ООО, хотя, есть и нюансы.
дата в графе, где указывается дата приема, не может быть раньше того срока, когда ФЗ-90 вступил в силу (то есть, ранее 06.10.2006)
обычно за ведение книжек отвечает сам ИП, но если штат достаточно большой, этим может заниматься один из сотрудников. Поэтому в графе, где указывается
нужно разборчиво написать фамилию предпринимателя либо уполномоченного соответствующим приказом сотрудника. Ниже приведен образец заполнения трудовой книжки при работе у ИП
Обратите внимание, что в трудовой книжке дата приема нарушает закон, он вступил в силу 6 октября, а принят сотрудник 8 августа 2006. А вот на нижней картинке все правильно.
ОФОРМЛЕНИЕ ЗАПИСИ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
• Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п.10 Правил).
• Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п.11 Правил).
• С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п.12 Правил).
Наименование организации
В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (п. 3.1. Инструкции). Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (устав, учредительный договор) с указанием организационно-правовой формы (Общество с ограниченной ответственностью, Закрытое акционерное общество и т.п.).
Наименование организации может вноситься от руки, а также путем проставления соответствующего штампа.
Наименование организации указывается без порядкового номера и даты.
Заполнение графы 1 и графы 2: порядковый номер записи и дата приема на работу.
Под наименованием организации в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу (п. 3.1 Инструкции).
Дата прописывается арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначным). Эта дата указывается в соответствии с приказом о приеме работника на работу (УФ № Т-1 или УФ № Т-1а).
Заполнение графы 3: структурное подразделение и должность.
В графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием структурного подразделения (если оно прописано в трудовом договоре) и наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации (п. 3.1 Инструкции). Записи о наименовании должности, специальности, профессии производятся в соответствии со штатным расписанием организации.
В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (п. 3.1 Инструкции, ст. 57 ТК РФ). К таким справочникам можно отнести Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Заполнение графы 4: основание.
В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции).
Не допускается сокращение слова «Приказ»!
Запись даты производится арабскими цифрами.
При приеме на работу в порядке перевода из другой организации необходимо указать, из какой организации принимается работник.
Трудовая книжка
Трудовая книжка – это документ, в котором отражаются сведения о трудовом стаже работника с указанием мест трудовой деятельности и периодов работы. Записи в трудовую книжку делают кадровые работники при приеме нового сотрудника, а также при увольнении. Кроме того, могут быть отражены записи о переводах, наградах, повышениях квалификации и наказаниях работника.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, какие особенности ее заполнения существуют? Ниже предлагаем полезную информацию о том, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу сотрудника и при его увольнении. Заполненный образец документа можно скачать по ссылке в конце статьи.
Прежде, чем делать запись, нужно учесть некоторые моменты.
Во-первых, записи нужно делать шариковой, гелевой или перьевой ручкой, чернила должны быть черного цвета или иметь оттенок синего.
Слова необходимо писать полностью, без сокращений.
Как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу?
При приеме работника оформляются следующие документы:
Сначала прописывается наименование предприятия работодателя, пишется полностью.
Далее ставится номер записи – порядковый с начала ведения трудовой книжки.
Далее указывается дата приема на работу сотрудника в формате ДД.ММ.ГГГГ. Дата берется из приказа о приеме на работу (скачать образец приказа Т-1 ).
В следующей графе пишется должность работника и наименование структурного подразделения, в штат которого он зачисляется.
Последней записью в строке является указание номера и даты приказа, на основании которого принят человек на службу.
Как сделать запись об увольнении?
Увольнение работника осуществляется на основании его личного заявления, образец которого можно скачать здесь .
При этом кадровый специалист в последний рабочий день делает запись в трудовой об увольнении.
Указывается статья ТК РФ, по которой увольняется сотрудник. Ставится дата увольнения и указывается номер и дата приказа (скачать образец приказа Т-8 ).
Ниже кадровый специалист, заполнивший трудовую книжку, указывает свою должность, ФИО, ставит подпись и печать организации.
Трудовая книжка в последний день выдается на руки сотруднику, он проверяет произведенные записи и ставит свою подпись при согласии с указанными данными.
Ниже предлагаем скачать образец заполнения данного документа.
Движение трудовых книжек подлежит отражению в специальном журнале, именуемом книга учета трудовых книжек .
Скачать образец трудовой книжки – ссылка .
Как заполнить трудовую книжку?
Как заполнить трудовую книжку и внести в нее записи при приеме на работу, при увольнении, переводах? Скачать образец заполнения трудовой книжки можно по ссылке в конце статьи.
Трудовая книжка содержит сведения о трудовой деятельности конкретного работника: местах и периодах его работы, датах приема и увольнения. Если работник в процесс работы переводился, то эта информация также подлежит отражению в бланке трудовой книжки. Сюда же могут вноситься такие данные, как награды, повышения квалификации, дисциплинарные взыскания.
Все трудовые книжки подлежат регистрации в специальной книге учета трудовых книжек .
Как сделать запись в трудовой книжке?
Все записи отражаются в хронологической последовательности, начиная с первого места работы.
Сначала делается запись о приеме на работу, далее обо всех передвижениях в процессе деятельности, заключительная запись – об увольнении.
Трудовая книжка заполняется, как правило, специалистом кадровой службы. Ответственный за ведение трудовых книжек человек назначается приказом руководителя.
Записи делаются шариковой, гелиевой или перьевой ручкой. Цвет чернил может быть синим или черным.
При внесении любой записи ставится ее порядковый номер, после чего указывается суть события: принят на работу, переведен, уволен и т.д.
Ставится дата приема на работу, перевода или увольнения – в зависимости от события, в связи с которым заполняется трудовая книжка.
Дата указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
При приеме на работу указывается должность и подразделение, в которое принимается человек, например, принят на должность кладовщика на склад.
При переводе прописывается, на какую должность и в какое подразделение переведен работник.
При увольнении прописывается статья ТК РФ, по которой сотрудник прекращает работу.
В последней графе прописывается номер и дата приказа.
При приеме на работу составляется приказ по форме Т-1, образец которого можно здесь .
Все слова при заполнении трудовой книжки прописываются полностью, сокращения не допускается. При указании статьи ТК РФ, также нужно полностью прописывать слова «статья», «пункт» и пр.
Ниже предлагаем скачать пример заполнения листа трудовой книжки.
Скачать образец трудовой книжки можно здесь .
Источники:
, , , ,
Следующие:
- Трудовой договор сварщика образец
- Дополнительное соглашение к договору образец дополнительные работы
27 декабря 2024 года